Ku pêwîstî bi delîlan belge ji biryarên ku di rewşên ku ew bi awayekî kolektîf hewce avêtin çêkirin. Pirî caran ji bo tamîrkirina arasteya rûdawan tê bikaranîn, bi vî rengî ya welat recording wek protokola.
Peyva "protokola" xwedî wateyên - ew dikare bibe sazkirin û prosedurên di rewşeke taybet de, û bi awayekî ku belgeyeke fermî dihewînin, welat Bûyer di dema nîqaşê de, nîqaşên û dîzaynkirin-biryargirtinê de hate civîn, konferans û civînên. Ji kerema xwe ve dizanin ku ew formên çend ku di armanca wan cuda be. Minutes di hevdîtinê de ji bo kirêdarên Belgeya a category hinekî cuda ye, ji bo nimûne, rapora ji aliyê rayedarên vekolînê an din çavdêriya.
Civînê ya daîmî / civaka Reîs demdemî (civînê de komîteya ji hîsedarên, kirêdar, Lijneya Rêveberiyê) mijarê de belge wêneke. Li gor biryara ji aliyê serokê rêxistina an jî komeke, deqîqe, li civînê de dikare di full (record û kûr ya ji axaftin, nîqaşên, bi pirs û bersivan) an form kurtkirin kirin. Wek qaîde, di dema sekreterê rûniştina an din jî kesekî berpirs a record ji her tiştê ku diqewime digire, bi komkirina madeyên related ji bo ji beşdaran, û ji wan re di nav belgeya yek tîne.
Sebaret bi daxwazên xwe ya di rojnameya fermî de, ku ew bi di pîvanên dewletê ya desthilatdar polîtîkayên lê agadar terxankirî. Ji bo nimûne, di deqeyan di civînê de ji xwediyên an kirêdar ji nûnerên komên cuda û rêxistinên din, ji bilî navê belge û rêxistinê de, ji roja bûyerê de û di rojevê de, divê bê dîyarî welat serokê, sekreterê, û partiyên beşdar.
A summary projeya agahî ji wiha ye: Play - made (û) - biryar dide / li hev. Ji bo şaşitî û set welat e ku îmzeya serokê û sekreterê initialed. Ger ku hewce be, beşdarên civînê de dibe ku wekî copy bi tevahî ya minutes, herweha delîlan ji her beşek ji gihîştinê.
Hin ji yên ku ciyawaziyên welat agahî li Belgeya ku, xelkê hevbeş a ji bo civînan, di avahiyan de dijîn e. Di vê rewşê de, di civînê de neşên protokola bi temînkirina daneyên li ser form of bûyerê de (lidarketina rastî ji kesan an jî dengdanê absentee di rojevê de), bi navnîşana rastî û herêma object got û civakan, ku hejmara kesên dengdanê amade û mensûbê wan in.
Li gel vê, dê ev sepan diyarkirî ji bo belgeyê de list of paşnavên beşdaran (yan jî nûnerên wan) e, bi hejmara daîre, di milk. Eger ku di raya nişteciyên, sizaya pêşwazî kirin, di lîsteya din de divê ne tenê li ser welat mirovan biryarên xwe li ser hemû mijarên di rojevê de hatine diyarkirin, di heman demê de jî. Jî, ew jî, divê di nava agahiyên li ser belgeyê de, dûpatkir ku mafê ji milk an ji ber rahiştina a location taybetî di beşek ji vê malê, herweha li daxwaza yê her welatiyekî ji bo tomar diyarkirin ku di rojevê de ji formên zelal û pejirandin (qebûl dikin, ne alîkarîyê, dûr bixin). Bi tenê di bin vê mercê de, niştecîhan re civînê minutes derbasdar be.